Kortfattad manual
Instant eMarketing Wizard

Nedan följer en mycket kortfattad manual över Instant eMarketing Wizard. Guiden är tänkt att användas av kampanjutvecklare som inte använt tjänsten tidigare, eller för dem som inte bygger de mest komplexa kampanjerna.

Att bjuda in till ett seminarium eller liknande är för många mycket tidskrävande och dyrt. Vi har genom åren analyserat vilka dokument och processer som behövs för detta.

Från Inbjudan till Utvärdering!

Från inbjudan till utvädering!

   
<föregående|topp|nästa>

Översikt

Denna Instant eMarketing Wizard är utvecklad för att den ovane på ett enkelt och kontrollerat sätt skall kunna utveckla och sjösätta egna eKampanjer.

Man styrs i sekvens genom 8 olika steg, där man definierar alla behövliga dokument och beskrivningar:

  1. Design
    I detta steg väljer man vilken typ av eKampanj man avser att göra
  2. Substitution strings
    Här definierar man alla variabler man vill använda. Ett typexempel är #DATUM# och #PLATS#
  3. Documents
    Här blir det dags att producera de websidor och email man skall använda sig av.
  4. Questions
    När deltagare registerar sig eller genomför en utvärdering kan utvecklaren välja att ställa olika typer av frågor. Textfält, radioknappar och klickrutor stöds. Om det är en eKampanj av enkät-typ så är detta det viktigaste momentet.
  5. Maillists
    Dags att lägga in de email-adresser man skall använda sig av. Kan göras manuellt eller genom att ladda en förberedd fil. Informationen kan innehålla mer än bara email-adresser för att t ex personalisera emails.
  6. Settings
    Här beskriver man överordnad information för kampanjen, samt definierar om emails skall sändas automatiskt eller ej
  7. Payment & Billing
    Definierar information om betalning
  8. Publish
    Stora 'Klar-knappen' som publicerar hela eKampanjen på internet och skickar iväg de emails som är definierade, oftast en inbjudan till ett evenemang.

 


   
<föregående|topp|nästa>

Steg nr 1
Design

Översikt

I detta steg väljer man utseende från ett antal färdiga eKampanj-mallar. I senare steg kan man ändra allt innehåll, men mallarna ger ändå en vägledning för sin eKampanj.

Klicka på den kampanj i mittenkolumnen under 'Templates' som mest liknar den du tänker bygga.

nästa>

 

 


   
<föregående|topp|nästa>

Steg nr 1
Design

Kopiera

Den valda kampanjen visas i vänsterkolumnen under 'Selected Template'.

Nu har systemet kopierat mall-kampanjens alla dokument , dvs emails och web-sidor, samt alla variabler så att du har en enkel mall att utgå ifrån när du skall definera din eKampanj.

Nästa steg blir att bestämma vilka variabler du vill ha i din kampanj.

 


   
<föregående|topp|nästa>

Steg 2
Variabler

(Substitution Strings)
Översikt

I detta steg kan du definera helt egna variabler samt system variabler.

Egendefinierade variabler
Dessa variabler definierar du genom att klicka på 'Add Row' och under 'Name' skriva namnet på din variabel omslutet av #-tecken. I den högra kolumnen anger du värdet.

T ex kan du definiera variabeln #RUBRIK# att vara 'After Work Summit', som avser namnet på det event du skapar. När du gjort detta kan du använda texten "#RUBRIK#" i alla dina dokument istället för en lång text. Fördelen är att dina mottagare får samma text i alla dokument de möts av, t ex i inbjudan, registrering, tack-för-din-anmälan, påminnelser etc.
Dessutom behöver du endast ändra på ETT ställe så slår den ändringen igenom på alla ställen där du använder din variabel.

Systemvariabler
För att kunna automatisera processen inbjudan-till-utvärdering krävs ett antal systemvariabler, som systemet använder sig av för att generera rätt emails, formulär m.m. Dessa definerar du nästan på samma sätt som de egendefinierade.

Klicka på 'Add Row', skriv systemvariabelns namn, t ex '#INVITATIONURL# under 'Name'. Det namn du väljer kommer du senare att använda i olika dokument. Skriv inget i den högra kolumnen, utan klicka istället på listikonen längst ut till höger. Då får du en lista att välja ifrån, och i vårat fall skall du nu välja #THIS.INVITATIONURL#.

Just denna variabel används i inbjudan för att definiera länken till registreringen, som gäller för en specifik mottagare och anmälan till en specifik kampanj.

I din inbjudan kan det stå '....klicka här för att anmäla dig...' , och du har i länkdefinitionen angett #INVITATIONURL#.

De viktigaste systemvariablerna är:

  • #INVITATIONURL#
    används där man vill ha en länk till registreringen
  • #NOMOREMAILURL#
    används i emails för att kunna hantera 'opt-outs'
  • #LOGGOPEN#
    används i emails för att systemet skall kunna mäta om mottagaren fått/öppnat emailet.
  • #PUBLICREGURL#
    används i alla dokument för öppen registrering, dvs man har inte kontroll på vilken individ som klickar. Typisk använding är på webben och i emails som kan skickas till vem som helst
  • #REGFORM#
    används i registreringsformuläret på det ställe man vill ha sina frågor
  • #EVALURL#
    likvärdig med #INVITATIONURL#, fast avser länk till utvärdering istället för inbjudan
  • #EVALFORM#
    likvärdig med #REGFORM#, fast avser frågor för utvärderingen

 


   
<föregående|topp|nästa>

Steg 3
Dokument
(Documents)
Översikt

Detta är kanske det viktigaste steget där du definierar 80% av innehållet i din kampanj

Det finns 9 olika dokument du kan använda dig av, men i de flesta fall använder man färre. :

  • Invitation Mail
    Inbjudan i mail-form.
  • Intro Web
    Inbjudan som websida
  • Registration Web Page
    Registreringsida på webben
  • Thank You Reg Web
    Tack-för-du-anmält dig som visas för mottagaren efter registrering
  • Thank You Reg Mail
    Tack-för-du-anmält-dig-mail som automatiskt skickas till mottagaren efter registrering
  • Reminder Mail
    Påminnelsemail som skickas till mottagaren några dagar innan eventet
  • Thank You Attend Mail
    Tack-för-du-deltagit-mail som skickas till mottagaren efter eventet
  • Evaluation Web
    Websidan som innehåller utvärderinsgfrågor
  • Thank You Evaluation Web
    Tack-för-din-utvärdering-sida som visas för mottagaren efter utvärdering

 


   
<föregående|topp|nästa>

Steg 3
Dokument
(Documents)
Editera

Tryck på knappen 'Edit' bredvid det dokument du skall editera. Då öppnas dokumentet iden inbyggda HTML-editorn, där det är enkelt att skapa snygga emails och websidor.

Om du använder en professionell HTML-editor (kan du istället göra 'cut & paste' av HTML-koden

Glöm inte bort att använda de variabler du själv deifinierat. Genom att klicka på lista-ikonen bredvid 'Find Substitution Strings' får du tillgång till dem.

Om det är ett mail du editerar finns två textfält ovanför dokumentet.
'Subject' innehåller texten i ämnesraden för det mail du skall skicka.
"From" innehåller namn på avsändaren. Här är det vanligt att använda alias, men raden måste alltid innehålla en giltig email-adress som avsändare.

Syntaxen för alias är : "Alias"<giltig.email@ftg.se>


   
<föregående|topp|nästa>

Steg 4
Frågor

(Questions)
Översikt

I detta steg skapar du de frågor som ställs till mottagarna när de antingen registrerar sig för ett event eller gör en utvärdering.

Klicka på 'Edit'-knappen framför det dokument du vill skapa frågor till och därefter knappen 'New Question'.

En ny sida öppnas för att du skall kunna skapa frågorna.

OBS. Dessa dokument & dina frågor kan även användas om din kampanj är en ren enkät-undersökning.


   
<föregående|topp|nästa>

Steg 4
Frågor

(Questions)
Skapa frågor

En fråga/svar kan definieras som 4 olika typer:

  • Text one row
    Den vanligaste typen där mottagaren skriver in ett enkelt svar i klartext. T ex 'Namn'
  • Text area
    Används om du vill att mottagaren skall kunna svara med längre text över flera rader. T ex 'Övriga kommentarer'
  • Radio Buttons
    Mottagaren har fler valmöjligheter, men kan endast välja ett. T ex 'Kommer du på lunch?" (ja/nej)
  • Checkboxes
    Här får mottagaren möjlighet att välja ett eller fler av de alternativ som visas. T ex 'Kryssa för de presentationer du vill ha'

 


   
<föregående|topp|nästa>

Steg 4
Frågor

(Questions)
Skapa frågor

Välj "Text one row" som frågetyp för att skapa frågan 'Namn'.

I fältet 'Sequence' kan du ange en siffra som anger i vilken ordning frågorna skall visas för mottagaren.

'Orientation' anger om svarsalternativen skall visas under (vertical) eller till höger om (horizontial) din frågetext (label).


   
<föregående|topp|nästa>

Steg 4
Frågor

(Questions)
Skapa frågor
, enkelt textfält

Fortsätt med att fylla i

  • Label
    Ange texten för din fråga eller uppmaning. T ex 'Ange ditt namn'
  • Help
    När mottagaren ser frågan kan han välja att klicka på en hjälp-knapp för varje fråga du defimierar. Fyll i den text du vill mottagaren skall få se då. T ex 'Fyll i ditt för- och efternamn'
  • Show
    Definierar om frågan skall visas eller ej för mottagaren. Välj alltid Yes.
  • Mandatory
    Avgör om mottagaren får lämna frågan blank eller ej. Välj Yes för att inte tillåta mottagaren att lämna blankt
  • Defaultvalue
    Om du vill att
    svaret skall vara ifyllt när mottagaren kommer dit, anger du ditt värde här.

Tryck på 'Save'-knappen.

Din första fråga kommer att dyka upp i rutan 'Questions' till vänster.

Fortsätt att skapa en ny fråga för ditt dokument 'Register web page' genom att klicka på 'New Question' igen.


   
<föregående|topp|nästa>

Steg 4
Frågor

(Questions)
Skapa frågor
, flervalsfrågor

När man skapar flervalsfrågor (Radio buttons och Checkboxes) öppnas ytterligare en dialog under 'Edit Question' boxen.

I denna 'List of values' skall du definiera de val som du vill att mottagaren skall se.

Klicka på 'Add row' för att skapa det första alternativet.

Följande fält visas för dig:

  • Seq
    Sifrran du anger avgör i vilken ordning dina alternativ visas
  • Display value
    Avser den text mottagaren ser som alternativ att välja
  • Stored Value
    Är det värde som kommer att sparas i databasen, och därmed det du kommer att se när rappoter körs

Fyll i ditt första alternativ.

Skapa nytt alternativ genom att klicka på 'Add row'.

Fortsätt på samma sätt tills alla dina alternativ är definierade. Avsluta genom att klicka på 'Save'


   
<föregående|topp|nästa>

Steg 5
Listhantering

(Maillists)
Skapa och ladda upp info om mottagare

Emailadresser och annan information om dina mottagare kan skapas manuellt eller laddas upp från dina kundregister.

Om du vill skapa mottagare manuellt klickar du på 'Add row' och fyller i email-adresser.

'Attribute"-fälten används för att skapa variabler som kan användas i personliga email. Om du t ex fyller i mottagarens förnamn i 'Attribute 01' kan du i mailet skriva 'Hej, #MAILIST.ATTRIBUTE_01# " så kommer mottagaren se 'Hej, Lisa" i sitt mail.

Det vanligaste sättet är att ladda upp mottagarna genom en Excel-fil av typen CSV.

Skapa en s.k. csv-fil med email-adresser i första kolumnen. Om du önskar kan du komplettera med ytterligare information om varje individ i 10 kolumner.

I boxen 'Upload mail list from Excel' hittar du:

  • Excel file (csv)
    Klicka på 'Bläddra' i boxen 'Upload list from Excel file'-boxen för att identifiera din fil.
  • Skip first row
    Om första raden innehåller kolumn-rubriker, markera då i denna ruta.
  • CSV separator
    Avser det tecken i din fil som separerar kolumnerna. Är oftast ',' för engelska filer, eller ';' för svenska filer.

När du gjort dessa val klickar du på 'Insert from Excel file' och din lista kommer att visas i 'Mail list'-boxen.

Om din fil inte ser rätt ut är det oftast fel val i CSV-separatorn.

OBS! Ett fel som oftast begås är att felaktiga email-adresser laddas in, vilket kommer leda till att de inte skickas. Blanktecken efter email-adressen är ett klassiskt problem. Kontrollera noggrant din csv-fil innan du laddar upp den.

 


   
<föregående|topp|nästa>

Steg 6
Kampanjinformation

(Settings)
Övergripande info om din kampanj

I detta steg noterar du övergripande information om din kampanj.

  • Send date and time
    För varje dokument av typen mail noterar du här hur de skall skickas ut. Antingen manuellt eller på ett givet datum/klockslag.
    Notera att mailen Tack-för-din-anmälan och Tack-för-din-utvärdering skickas automatiskt efter registrering respektive utvärdering.
  • General settings
    Här namnger och beskriver du din kampanj. Om du gör kampanjer för dina kunder är det viktigt att du i fältet 'Camp group alt. Customer' noterar kundens namn på exakt samma sätt som i tidigare eller kommande kampanjer. Det blir mycket enklare att använda rapporter och uppföljningar.

   
<föregående|topp|nästa>

Steg 7
Betalningsinformation

(Payment & billing)
Övergripande info betalning

Här noterar du sedvanlig information för betalningen.


<föregående|topp

Steg 8
Publicering

(Publish)
Starta kampanjen

Här är sista steget. När du kontrollerat att allt stämmer i din kampanj (du kan gå bakåt och framåt med Previus och Next-knapparna) är det dags att ladda upp allt på kampanjservern.

Om du har satt 'Automatic' på dina mail i Steg 6, så är din kampanj startad, och du behöver inte göra något mer än att ta ut rapporter om

  • status på mail-utskicket (vilka har fått, vilka har öppnat etc)
  • anmälningsläget (vilka har anmält sig)
  • vilka svar har givits i registreringen och utvärderingen

Om du har förberett dokumenten och maillistor tar det ca 1 timme att gå igenom alla 8 stegen för att skapa och skicka ut inbjudan till en kampanj. Dessutom har du även en mycket enkel uppföljning av hur din kampanj går.

Hur gjorde du förr i tiden? En tryckt inbjudan med svar via fax, telefon och email? Vem tog hand om alla svar och sammanställde? Hur lång tid tog det att göra allt detta och vad kostade det?

Instant eMarketing hjälper dig att radikalt effektivisera alla typer av inbjudningar, registreringar och utvärderingar.

Lycka till!